Dateizugriffsrechte

Business OPEN unterscheidet folgende Dateizugriffsrechte

Visible	(Vis.)	sichtbar (•) / unsichtbar (-)
Write/Read	(W)	Schreibrecht (W) / nur lesen (R)
Delete	(D)	Löschen (ü) / keine Löschberechtigung (-)
New	(N)	neuen Datensatz anlegen (ü) / kein Recht zur Neuanlage (-)
P(rint)	(P)	Recht, eingebundene SuperReport-Belege, 4D Berichte und Etiketten zu drucken ( ü) / kein Recht (-)
Pr(int)	(Pr)	erweitert das o.g. Druckrecht um das Recht, die entsprechenden Editoren aufrufen zu können (ü) / kein Recht (-)
Import/Export	(I/E)	Import/Export-Recht (ü ) / kein Import/Export-Recht (-)

Hinweis:

Das Gruppenrecht Drucken wurde differenziert, um bestimmten Benutzergruppen die Neuanlage von z.B. 4D Berichten vorzuenthalten. Dahinter steht auch die Überlegung, die Benutzung von 4D Report als Exportwerkzeug zu unterbinden.

Die Zugriffsrechte der beiden Default-Gruppen sind voreingestellt, können aber natürlich geändert werden. Bei einer neuen Gruppe sind alle Dateien defaultmäßig unsichtbar, alle anderen Rechtekriterien sind mit positivem Zugriff voreingestellt.

Zugriffsrechte vergeben bzw. ändern

• Wählen Sie eine Gruppe aus dem Popup-Menü vorhandener Benutzergruppen aus. Wenn Sie dieser Gruppe bestimmte Rechte erteilen oder entziehen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie durch Anklicken des Dateinamens im linken oberen Dateifenster des Gruppen-Editors diejenige Datei, für die Sie Rechte vergeben wollen. Die ganze Dateizeile ist dann farbig unterlegt.

• Klicken Sie innerhalb der Dateizeile in die gewünschte Rechte-Spalte bearbeiten Sie jedoch immer zuerst die Spalte "Visible". Das Anklicken des Rechte-Kennzeichens verkehrt dieses in sein Gegenteil (aus "•" wird "-" und umgekehrt, aus "W" wird "R" usw.).

• Haben Sie für die ausgewählte Gruppe eine bisher nicht sichtbare Datei auf "visible" gesetzt, wird diese an die Liste der sichtbaren Dateien (rechtes oberes Fenster) angehängt. Haben Sie einer Datei das "Visible"-Recht entzogen, wird diese aus der dortigen Datei-Auswahl entfernt.

• Haben Sie die Anzahl der sichtbaren Dateien verändert, möchten Sie u.U. die Datei-Auswahl neu sortieren. Die Reihenfolge im Layout sichtbarer Dateien entspricht der Anzeige des Popup-Menüs unter dem Button zur Dateiauswahl auf der Palette

Hinweis:

Die alphabetisch richtige Sortierreihenfolge muss ab BO v11 nicht mehr mühsam manuell hergestellt werden. Klicken Sie einfach auf die Spaltenüberschrift Eigener Name (sort.) in der Listbox sichtbarer Dateien.

BO übernimmt die Sortierung automatisch für das Popup-Menü der Palette (DataDict-Update zum Abschluss geänderter Gruppenrechte vorausgesetzt).

Adressen ohne Lieferanten/ohne Interessenten

Die beiden Gruppenrechte Adressen ohne Lieferanten und Adressen ohne Interessenten können jeweils durch Anklicken der zugehörigen Checkbox für eine zuvor ausgewählte Benutzergruppe vergeben werden.

Beim Öffnen der bzw. nach Suchen in der Adressdatei sind für Mitglieder der betreffenden Gruppe Adressen mit der Adressart Lieferant bzw. der Adressart Interessent nicht sichtbar .

Minimallayout Adresse, Artikel

Business OPEN bietet die Möglichkeit, bestimmten Benutzergruppen Minimallayouts im Umfang einer einzigen Bildschirmseite für die Dateien " Adresse " und " Artikel " zuzuweisen. Die Benutzer der betreffenden Gruppen bekommen somit die Standardlayouts der genannten Dateien nicht zu Gesicht.

Feldinhalte und Zugriffsrechte der Minimallayouts können mit GUBUS Software individuell verabredet werden.

Minimallayout Adresse:

Minimallayout Artikel:

Gruppe sichern

Haben Sie die Dateizugriffsrechte der ausgewählten Gruppe geändert, ist am Bildschirm der Button "Gruppe sichern" sichtbar. Durch Klicken auf diesen Button speichern Sie Ihre Änderungen.

DataDict-Update

Neustart

Beachten Sie jedoch, dass alle Änderungen, die Sie im Gruppen-Editor vorgenommen haben, erst nach einem "großen" DataDictUpdate mit anschließendem Neustart von BO aktiv werden!

Neue Gruppe

Wenn Sie auf den Button "Neue Gruppe" klicken, haben Sie die Möglichkeit, eine neue Gruppe anzulegen. Sie werden dann in einem Dialog nach dem gewünschten Gruppennamen gefragt:

Nachdem Sie den Dialog mit "OK" bestätigt haben, erscheint die neu angelegte Gruppe im Popup-Menü vorhandener Benutzergruppen.

Gruppe löschen

Möchten Sie die ausgewählte Gruppe ganz löschen tun Sie dies, indem Sie auf den Button "Gruppe löschen" klicken. Das Löschen einer Gruppe ist jedoch nur möglich, wenn die Gruppe keine Benutzer mehr enthält!

Möchten Sie eine Gruppe nur umbenennen können Sie den Gruppennamen im Feld rechts neben dem Gruppen-Popup überschreiben.

Default Sort. Feld

Es gibt im Gruppeneditor die Möglichkeit, für eine Gruppe und eine Datei ein defaultmäßiges Sortierfeld zu bestimmen. Nach Suchläufen in der Datei erscheint dann die gefundene Auswahl sortiert nach dem festgelegten Kriterium am Bildschirm.

Hinweis:

Um ein Sortierfeld zu definieren, müssen Sie vorab die Nummer der gewünschten Datei wissen. Ein Aufstellung der Dateinummern in Business OPEN finden Sie im Anhang des Handbuchs.

Suchen Sie anschließend anhand der Dateinummer in der Datei " DD_Fields " die Felder der gewünschten Datei. Identifizieren Sie die Feldnummer desjenigen Feldes, das als Standard-Sortierfeld der Datei dienen soll.

Haben Sie Datei- und Feldnummer ermittelt, gehen Sie zurück in den Gruppen-Editor des Systemmanagerdialogs.

Bestätigen Sie den Button Default Sort. Feld Geben Sie in den Folgedialogen die gewünschte Datei- und Feldnummer ein:

Sortierung

aufsteigend

absteigend

entfernen

Es folgt ein Nachfragedialog, in dem Sie wahlweise eine aufsteigende oder absteigende Sortierung des zuvor ausgewählten Feldes festlegen bzw. eine vorhandene Default-Sortierung wieder entfernen können:

Access Priority

Dokumente und Kalender

Es ist in BO möglich, Zugriffsrechte auf die Dateien "Dokumente" und "Kalender" gruppenspezifisch zu differenzieren

In unserem Beispiel haben beide Benutzergruppen Schreib- und Löschrechte auf o.g. Dateien, beide Gruppen sollen Briefe erstellen und Termine erfassen. Der Gruppe BO-Benutzer soll jedoch die Einsicht in die Korrespondenz sowie die Termine und Wiedervorlagen der Gruppe BO-Administrator verwehrt bleiben.

Zu diesem Zweck wurde das Feld Access Priority im Gruppeneditor eingeführt. Hier lassen sich durch den Eintrag gestaffelter Werte Zugriffsprioritäten für die einzelnen Benutzergruppen festsetzen.

Noch einmal der Hinweis: die Zugriffsprioritäten gelten im Moment nur für die Dateien " Dokumente " und " Kalender "!

Priorität festlegen

Wählen Sie zunächst aus dem Gruppen-Popup die Gruppe BO-Administrator aus.

Tragen Sie anschließend in das Feld Access Priority den Wert 1 ein.

Nach Betätigung der Tabulatortaste erscheint der Button Gruppe sichern den Sie bitte bestätigen:

Wählen Sie anschließend die Gruppe BO-Benutzer und vergeben Sie dieser Gruppe auf obengenannte Weise die Access Priority 2

Änderungen in den Gruppenrechten werden selbstverständlich erst nach einem DataDict-Update und Neustart von BO aktiv!

Prioritätsregel

Jeder Benutzer kann Dokumente und Termine seiner eigenen Prioritätsstufe einsehen plus alle Dokumente und Termine mit höherer Prioritätsstufe

Die Voreinstellung im Feld Access Priority des Gruppen-Editors ist "0". Benutzergruppen mit der Prioritätsstufe 0 können alle Dokumente und Termine einsehen.

Eintrag der

Prioritätsstufe in

Dokumente und Termine

Bei der Neuanlage von Textverarbeitungsdokumenten oder Terminen erkennt BO anhand der Gruppenzugehörigkeit des aktuellen Benutzers dessen Prioritätsstufe und trägt sie beim Speichern eines Datensatzes der Dateien "Dokument" oder "Kalender" jeweils in das unsichtbare Feld Access Priority ein.

Zugangskontrolle in der "aufgeklappten Adresse"

Die Zugangskontrolle nach Prioritätsstufe erfolgt bei Auswahl von Briefen Notizen oder Wiedervorlagen aus dem Popup-Menü Andere Bereiche in der Adresse.

In der Beispiel-Adresse GUTE erhält Frau Mustermann (MM) aus der Benutzergruppe BO-Benutzer dann nur die Anzeige ihrer eigenen Briefe (großes Foto), der Benutzer GUBUS Software (GU) aus der Gruppe BO-Administrator sieht sowohl seine eigenen Briefe als auch die von Frau Mustermann (kleines Foto):

Auf Seite 2 des Gruppen-Editors ist die Möglichkeit vorgesehen, die Zugriffsrechte einer Gruppe noch weiter zu verfeinern.

Bisher haben Sie der Benutzergruppe für jede Datei bestimmte Rechte zugeordnet. Auf Seite 2 können Sie den Zugriff der Gruppe auf einzelne Felder einer Datei bestimmen:

Gruppe wählen

Wählen Sie zunächst aus dem Popup-Menü rechts neben dem Titel Feldzugriff für die Gruppe die zu bearbeitende Gruppe aus. Die einzelnen Mitglieder der Gruppe werden wieder im Fenster Benutzer in Gruppe links unten angezeigt.

Datei markieren

Markieren Sie anschließend im Dateien-Fenster in der Liste der für die Gruppe sichtbaren Dateien diejenige Datei deren Zugriff Sie weiter spezifizieren möchten.

Feldzugriff

ändern

Wenn Sie eine Datei durch Anklicken markiert haben, werden im Fenster Felder rechts daneben alle Felder dieser Datei aufgelistet. Defaultmäßig sind alle Felder einer Datei sichtbar (gekennzeichnet durch ein rotes Häkchen am rechten Fensterrand).

Möchten Sie die Voreinstellung für einzelne Felder ändern, wählen Sie das entsprechende Feld aus der Liste durch Anklicken aus und ändern Sie in der nun markierten Zeile das Rechte-Kennzeichen:

• einmal Klicken auf das Häkchen () macht das Feld nicht eingebbar (ø)

• Doppelklicken auf das Häkchen ) macht das Feld unsichtbar und nicht eingebbar (•)

Beachten Sie bei der Rechte-Vergabe den Hilfstext rechts neben dem Fenster Felder

In obigem Beispiel wurden für die Mitglieder der Gruppe "BO-Benutzer" die Felder "Einstandspreis" und "Rabatt" der Datei "AuftragPos" auf nicht eingebbar gesetzt.

Sichern

Wenn Sie die Feldzugriffsrechte einer Datei für die ausgewählte Gruppe geändert haben, speichern Sie die Änderungen, indem Sie den Sichern -Button bestätigen.

Gehen Sie zurück auf Seite 1 des Gruppen-Editors und beenden Sie den Editor durch Klicken auf den Fertig -Button.

Bei jeglicher Änderung an den Gruppenrechten ist im Anschluss ein großes DataDictUpdate erforderlich!

	Hinweis:
Log	Neu in BO v11 ist die Spalte Log im Dateienfenster auf Seite 2 des Gruppen-Editors. Sie verweist, ebenso wie der viereckige graue Button neben der oberen linken Ecke des Fensters auf ein in BO geplantes Logbuch welches jegliche Änderung in der Datenbank aufzeichnet. Das Protokollierungssystem befindet sich momentan noch in Entwicklung.