In Business OPEN stehen für einige Felder der Datenbank sogenannte
Auswahllisten
zur Verfügung (z.B. für das Feld Adressart in der Datei "Adresse" oder das Feld Anrede in der Datei "Gesprächspartner"). Sie gewähren syntaxgleiche Beschriftung bestimmter Felder im System (wichtig z.B. für statistische Auswertungen).
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Öffnen bei Klick
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Die Auswahllisten bieten sich z.T. als Popup-Menü an (z.B. Ad-ressart, Kontaktart in Kalenderfunktionen), in der Regel jedoch öffnet sich durch
Klicken in das zu beschreibende Feld
ein Fenster mit einer Liste von Einträgen, die in das betreffende Dateifeld übernommen werden können, wie z.B. in das Feld Bundesland in der Adresse:
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Hinweis:
Möchten Sie ein Feld, auf dem eine Auswahlliste liegt, doch einmal mit einem anderen Eintrag beschriften oder einen Listen-eintrag manuell ergänzen, dann klicken Sie mit gedrückter alt-Taste in das Feld. Dieses Verhalten unterdrückt das Öffnen des Auswahlliste-Fensters.
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Die voreingestellten Einträge dieser Auswahllisten können Sie unter der gleichnamigen Systemmanager-Option verändern oder ergänzen.
Auswahllisten bearbeiten
Durch Klicken auf den Button "Auswahllisten" im Eingangsbildschirm des Systemmanagerdialogs öffnen Sie ein Fenster zum
Bearbeiten von Auswahllisten
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Auswahlliste
wählen
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Klicken Sie auf die oberste Zeile des Fensters. Sie öffnen da-durch ein Popup-Menü, welches alle im System vorhandenen
Auswahllisten
auflistet. Wählen Sie aus dem Popup-Menü diejenige
Auswahlliste
aus, die Sie bearbeiten möchten:
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Die ausgewählte Liste wird in der Kopfzeile des Auswahllisten-Fensters benannt, in dem eingebundenen Layout darunter zeigt BO alle bereits vorhandenen Einträge der ausgewählten Liste an.
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Neuer Eintrag
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Möchten Sie einen
Eintrag hinzufügen geben Sie diesen in das
Editierfeld
unterhalb des Layouts ein:
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Bestätigen mit
Tabulatortaste
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Bestätigen Sie anschließend die
Tabulatortaste Der neue Eintrag wird an die Auswahlliste angehängt.
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Speichern
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Sichern
Sie Ihre Eingabe, indem Sie auf das
Diskettensymbol
am linken Bildrand klicken.
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Sortieren
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Durch Klicken auf das
Pfeilesymbol
können die Einträge der Auswahlliste alphabetisch
sortiert
werden:
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Löschen
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Wenn Sie einen Eintrag aus der Liste
löschen
möchten, tun Sie dies, indem Sie die betreffende Zeile im Layout markieren und auf den
Papierkorb
"ziehen".
Hinweis:
Anschließend
müssen Sie auch die Löschoperation durch Klikken auf das
Diskettensymbol
sichern!
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Sichern in
Datenbank
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Haben Sie
Änderungen an Auswahllisten
vorgenommen, erscheint beim Verlassen des Editors mit
OK
ein Hinweis mit der Option, diese Änderungen
in die Datenbank zu speichern Sie sollten den Nachfragedialog unbedingt bestätigen:
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Freie Auswahllisten nutzen und einem Datenbankfeld zuordnen
Das Popup-Menü vorhandener Auswahllisten (siehe weiter oben) enthält
fünfzehn
freie Listen
(Free1 - Free15), die Sie mit Einträgen füllen und beliebigen Datenbankfeldern zuordnen können.
Angenommen, Sie möchten eine Auswahlliste für das Feld
Preisgruppe
der Datei "Artikel" erstellen. Gehen sie folgendermaßen vor:
• Wählen Sie aus dem Auswahllisten-Popup die freie Liste
Free1
• Füllen Sie die Liste mit den benötigten
Preisgruppen
• Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klicken auf die
grüne Diskette
• Bestätigen Sie den
OK
-Button und beenden Sie den Systemmanagerdialog.
Nachdem Sie die Auswahlliste im Systemmanager definiert haben, müssen Sie die Liste dem gewünschten Datenbankfeld zuordnen. Dies geschieht in der Datei "DDFields". Lesen Sie die Beschreibung zum genauen Vorgehen weiter hinten in diesem Handbuchkapitel unter
2.7. Datei "DDFields"/Zuweisung einer Auswahlliste
.
Listen in Datenbank exportieren / Datenbank in Liste importieren
Die in Business OPEN voreingestellten Auswahllisten sind im Business OPEN-Programmfile (Business OPEN v11.4DC) hinterlegt. Bei jeder neuen Programmversion, die Sie erhalten, sehen Sie daher zunächst die im Programmfile voreingestellten Auswahllisten.
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Datenfile ->
BO-Auswahllisten
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Um Ihre eigenen Listen wieder in Zugriff zu bringen, importieren Sie diese aus Ihrem Datenfile in das Programmfile. Klicken Sie hierzu auf den Button
Datenfile -> BO-Auswahllisten
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BO-Auswahllisten -> Datenfile
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Voraussetzung, um die eigenen Listen nach dem Programm-Update wieder in Zugriff zu bekommen, ist das
Speichern der eigenen Listen
in die Datenbank
bevor
eine neue Business OPEN-Version eingespielt wird.
Die Bearbeitung der Auswahllisten findet im Business OPEN-Programmfile statt. Wenn Sie Auswahllisten nach Ihren Bedürfnissen modifiziert oder sogar neue Listen angelegt haben, sollten Sie
in jedem Fall
die Auswahllisten in Ihr Datenfile übertragen. Klicken Sie hierzu auf den Button
BO-Auswahllisten -> Datenfile
am unteren Rand des Auswahllisten-Bildschirms.
Haben Sie das Speichern einmal versäumt, gibt Ihnen Business OPEN, sobald Sie das Auswahllisten-Fenster mit
OK
verlassen wollen, im Rahmen eines Nachfragedialogs die Gelegenheit, das Speichern nachzuholen.
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