Identifikation

Benutzernr.	Die Benutzernr. wird vom System automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.
Benutzer-Name	In das Feld Benutzername tragen Sie den Nachnamen des Benutzers ein.
Anrede Titel	Die beiden unbenannten Felder rechts daneben sind für die Anrede und möglicherweise vorhandene Titel des Benutzers vorgesehen.
Benutzer-Vorname	In dieses Feld geben Sie den Vornamen des Benutzers ein.

Benutzerkürzel

Zur Eingabe des Benutzerkürzels stehen Ihnen maximal 15 alphanumerische Zeichen zur Verfügung. Die Vergabe eines Benutzerkürzels ist zwingend und wichtig , da der Kürzel in Vorgangsdateien mitgeführt wird und z.B. auf Formularen ausgedruckt werden kann.

Abteilung

Position

Telefon

Fax

Email

Die persönlichen Daten des Benutzers können um interne Angaben bezüglich Abteilung Position innerhalb der Abteilung, hausinterne Telefon- und Faxnummer sowie persönliche Emailadresse ergänzt werden. Die persönlichen und firmeninternen Daten lassen sich für Briefe und Formulare verwenden.

TAPI-Konfiguration

Ist die Business OPEN TAPI-Schnittstelle zum Zweck der Telefonwahl aus dem System im Einsatz, kann diese im Benutzerdatensatz konfiguriert werden.

Klicken auf die blaue Feldbeschriftung Telefon öffnet einen TAPI-Konfigurationsdialog, in dem die Telefonleitung des Benutzers eingerichtet werden kann (nur unter Windows und bei korrekt am Rechner installiertem TAPI):

Wenden Sie sich bei Interesse an der TAPI-Schnittstelle (Telephony Application Programming Interface/Schnittstelle für Telefonieanwendungen) bitte direkt an GUBUS Software.

Email-Versand aus BO mit SMTP-Verifizierung

Wenn Sie Emails aus BO versenden möchten, muss für den Anwender im Feld Email des Benutzerdatensatzes eine Email-Adresse als Absender-Email hinterlegt sein.

Sie können für jeden User einrichten, dass Ihr Mail-Server den Email-Versand nur bei Authentifizierung mit Benutzernamen und Passwort zulässt.

Durch Klicken auf die blaue Feldbeschriftung Email rufen Sie einen entsprechenden Konfigurationsdialog auf:

Hinweis:

Der Name des im Mandanten eingetragenen SMTP-Servers wird in der Mitte des SMTP Authentication-Dialogs eingeblende.

Benutzername

Voller Name

Passwort

Die Felder Benutzername und Passwort sind zwingend mit korrekten Werten zu befüllen. Im Feld Voller Name kann ein Klarname als Email-Absender definiert werden.

Methode

Port

TLS

Die Bestimmung von Methode Port und TLS sind optional.

Wenn Sie den Cursor auf eines der Felder führen, zeigt eine Bildschirmhilfe die erlaubten Parameter an:

from

Sender

reply to

Für einen komplexer zu konfigurierenden Email-Versand stehen die zusätzlichen Felder from sender und reply to zur Verfügung. Hier lassen sich z.B. für einen Basis-Account verschiedene Mail-Adressen (evtl. mit Klarnamen) als Sender und Empfänger für Antworten differenzieren. Wenden Sie sich bei Bedarf bitte direkt an GUBUS Software.

Beispiel:

Unter der oben abgebildeten Konfiguration erhält Ihr Empfänger eine Email von " Kundenservice GUBUS " (from). Die Antwort wird an " Hotline GUBUS " (reply to) erbeten:

Neu in BO v20:

Prüfung SMTP Connection

zwingende Voraussetzung für Email-Versand

Ab der Version Business OPEN v20 ist eine einmalige Prüfung des Vorhandenseins von Benutzername und Passwort am SMTP-Server zwingende Voraussetzung für den erfolgreichen Mailversand aus BO!

Klicken Sie zu diesem Zweck auf dem Button SMTP prüfen im SMTP Authentication-Dialog (s.o.). Wurde die Verbindung von Mail-Konto und SMTP-Server erfolgreich getestet, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung

Achtung:

Jede Änderung im SMTP Authentication-Dialog muss erneut geprüft werden, bevor sie in BO gespeichert werden kann.

Logfile

Wird die Checbox Logfile im SMTP Authentication-Dialog angehakt, protokolliert BO die SMTP-Prüfung in eine .txt-Datei auf der Festplatte.

Ein Klick auf den blauen Punkt neben dem Button SMTP prüfen steuert den Ablageort der SMTP_LogTest-Datei auf der Festplatte direkt an. Die SMTP-Logdatei befindet sich im Ordner Logs neben der Datendatei am Server oder, im Fall einer BO Einplatzversion, auf Ihrem Arbeitsplatzrechner.

Hinweis:

Das Logfile sollte zum Test bei der Einrichtung der Benutzer-Email angeschaltet werden, um mögliche Fehler zurückverfolgen zu können. War die SMTP-Prüfung erfolgreich, kann das Protokoll archiviert werden. Bleibt die Logfile-Option dauerhaft angeschaltet, wird jede neue Prüfung an das bestehende Protokoll angehängt, was die Lesbarkeit und Interpretation der Aufzeichnung erschwert.

Email grün =

SMTP Prüfung

erfolgreich

Im Anschluss an eine erfolgreiche SMTP-Prüfung stellt BO die Email-Adresse im Benutzerdatensatz grün dar:

Hingegen werden ungeprüfte Email-Adressen im Benutzerdatensatz rot angezeigt:

Passwort

Das Feld Passwort ist ein Anzeigefeld. Hier wird das individuelle Passwort des Benutzers verschlüsselt angezeigt. Bei der Neuanlage eines Benutzers müssen Sie zunächst ein Passwort definieren, welches dem Anwender Zugang zum System ermöglicht.

Passwort ändern

Unter der Feldbezeichnung Passwort liegt ein unsichtbarer Button. Wenn Sie mit gleichzeitig gedrückter alt-Taste auf das Feldlabel klicken, erscheint ein Dialog, in dem Sie ein Passwort festlegen und auch ändern können:

Nachdem Sie gemäß der Aufforderung ein Passwort eingegeben und noch einmal bestätigt haben, klicken Sie auf den Ändern -Button. War Ihre Eingabe korrekt, erscheint eine Erfolgsmeldung:

Bestätigen Sie OK Das neue Passwort wird nun verschlüsselt im Passwort-Feld des Benutzerdatensatzes angezeigt.

Bitte beachten:

DataDict-Update im Anschluss

Im Anschluss an die Änderung des Passworts muss zwingend ein DataDictUpdate durchgeführt werden. BO gibt eine entsprechende Meldung aus:

Das interne Flag zum Auslösen eines DataDict-Updates hat BO bereits gesetzt. Im Serverbetrieb muss nun der BO-Server beendet und neu gestartet werden. In der Einplatzversion ist ein Programmneustart erforderlich. In beiden Fällen startet das DataDict-Update dann automatisch.

Gruppen

Ein weiteres Anzeigefeld ist das Feld Gruppen . Jeder Benutzer muss einer bestimmten Benutzer g ruppe zugeordnet werden.

Mit der Auswahl der Gruppe sind bestimmte Gruppenzugriffsrechte auf Dateien verbunden, die vom Systemmanager an jede Gruppe vergeben werden.

Durch Klicken auf "Gruppen" öffnen Sie ein Popup-Menü, das die vorhandenen Benutzergruppen auflistet:

Wählen Sie diejenige Gruppe aus, der Sie den Benutzer zuordnen möchten. Diese Gruppe wird dann im Gruppen-Feld des Benutzerdatensatzes angezeigt.

Bereichsleiter

Durch Anklicken der Checkbox Bereichsleiter können Sie bestimmte Benutzer kennzeichnen. Das Kennzeichen ist mit bestimmten Rechten in der Statistik verknüpft: der Button Chart Menus auf Seite 2 der Dateien "Kundenstatistik", "Artikelstatistik" und "Zusatzstatistik" ist nun auch für BO-Anwender mit der Kennung Bereichsleiter sichtbar.

System-

manager

Unabhängig von der Gruppenzugehörigkeit können Sie einem Benutzer Systemmanager-Rechte verleihen, indem Sie die Checkbox Systemmanager durch Anklicken "anhaken".

Dem Systemmanager stehen eine Reihe von Programmoptionen zur Verfügung, die den übrigen Benutzern nicht zugänglich sind. Lesen Sie Näheres in der ausführlichen Beschreibung zum Systemmanager innerhalb des 2. Handbuch-Kapitels.

Passwort-

beauftragter

Benutzer, in deren Datensatz die unbeschriftete Checkbox in der rechten oberen Maskenecke aktiviert ist, haben das Recht, Einträge aus dem Löschprotokoll zu entfernen sowie einen Benutzer-Export durchzuführen (mit evtl. Änderung der Passwörter). Diese Funktionalität sollte ausschließlich Administratoren vorbehalten sein!

Empfänger von System-nachrichten

Durch Anhaken der ebenfalls unbeschriftete Checkbox unterhalb des Passwortbeauftragten-Schalters legen Sie einen Benutzer mit Systemmanager-Funktion als Empfänger von Systemnachrichten (z.B. Ende Tagesabschluss) fest. Es sollte nur ein Systemmanager im Datenfile als Empfänger gekennzeichnet sein.

Sprache

Aus dem Popup-Menü "Sprache" wählen Sie unter den im Sys-tem angelegten Sprachen die für den Benutzer gewünschte aus:

Ist die Business OPEN Fremdsprachenbedienung im Einsatz, steuert die Spracheinstellung im Benutzer die Sprache der Bedienoberfläche (Menüinhalte, Feldlabels, Meldungen etc.).

max. Fenster

In diesem Feld können Sie die maximale Anzahl von Fenstern eingeben, die vom Benutzer gleichzeitig geöffnet werden können. Die Voreinstellung beträgt fünf Fenster.

Hinweis:

Beachten Sie, dass mehrere geöffnete Fenster viel Speicherplatz besetzen, was die Verarbeitungsgeschwindigkeit Ihres Arbeitsplatzrechners und des Servers herabsetzen kann!

Fenster

beibehalten

Im Zusammenhang mit der Wahl der maximalen Fensterzahl kann die Checkbox Fenster beibehalten angeklickt werden. Sie bewirkt, dass die geöffneten Fenster gleichzeitig gestaffelt am Bildschirm zu sehen sind.

Mandant

Im Feld Mandant wird die aktuelle Mandantennummer angezeigt. Die Mandantennummer kann an dieser Stelle nicht geändert werden.

Benutzer sind für jeden Mandanten gesondert anzulegen.

Fensterpalette

Durch "Abhaken" der unbenannten Checkbox rechts neben dem Feld Mandant kann benutzerspezifisch eine weitere Navigationshilfe in Business OPEN aktiviert werden.

Hinweis:

Lesen Sie eine Beschreibung der Fensterpalette innerhalb des 1. Handbuch-Kapitels "Business OPEN Allgemeine Bedienung" im Abschnitt über Navigationsinstrumente.