Tagesabschluss

Durch Aktivieren des Buttons Tagesabschluss können Sie das Tagesabschlussprogramm in Business OPEN starten. Im Tagesabschluss werden die Rechnungs- und Rechnungsprüfungsdatensätze des Warenwirtschaftssystems statistisch verbucht.

• Die Positionen aus Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden in die Dateien StatistikPos bzw. WEStatPos verbucht.

• Aus den statistischen Positionsdateien erzeugt BO Adress- und Artikel- bezogene Jahresdatensätze in den Dateien Kundenstatistik und Artikelstatistik .

• Die verbuchten Rechnungen und Rechnungsprüfungen erhalten den Status "9" (vollständig erledigt) und können anschließend nicht mehr geändert werden. Gegebenenfalls müssen Sie die nicht mehr änderbaren Datensätze stornieren (mithilfe der Funktion Stornobelege ).

• Die erledigten Datensätze können im Anschluss an die statistische Verbuchung gelöscht werden (beachten Sie in diesem Zusammenhang die Option Löschen im Systemmanager).

Tagesabschluss am Server

In einem Mehrbenutzersystem wird der Tagesabschluss standardmäßig am Server durchgeführt, damit durch den rechenintensiven Prozess kein Client unnötig blockiert wird.

Tagesabschluss starten

Wenn Sie den Button Tagesabschluss anklicken, erscheint zunächst ein Nachfragedialog. Hier können Sie das Tagesabschlussprogramm unmittelbar starten indem Sie die voreingestellte Option mit "OK" bestätigen:

Buchungs-

zeitraum

Wenn Sie einen Tagesabschluss mit "OK" gestartet haben, er-scheint zunächst ein Dialog, in dem Sie den Buchungszeitraum definieren können. Voreingestellt ist eine Verbuchung bis einschließlich des aktuellen Tagesdatums:

Löschoperation?

Anschließend werden Sie gefragt, ob Sie die monatliche Löschoperation für erledigte Vorgänge wünschen (siehe die noch folgende Beschreibung Löschen im Systemmanager):

Wenn Sie den Dialog beantwortet haben, beginnt das Tagesabschlussprogramm mit dem Verbuchen von Rechnungen und Rechnungsprüfungen sowie den zugehörigen Adressen und Artikeln in die Statistikdateien von Business OPEN.

Buchungsstatus

Den Fortgang der Buchungsvorgänge können Sie anhand von Bildschirmfenstern (im Serverbetrieb am Server, im Einplatzmodus am Arbeitsplatzrechner) verfolgen.

Angezeigt werden für jeden Buchungsabschnitt (Rechnungen, Rechnungsprüfungen, Adressen, Artikel):

• die gerade bearbeitete Datei

• die Anzahl ihrer bereits verbuchten Datensätze verglichen mit der Gesamtzahl der zu buchenden Sätze

• die verbleibende Restzeit für diesen Buchungsabschnitt (Ca.-Angabe)

Erfolgsmeldung

Wurde der Tagesabschluss erfolgreich durchlaufen, erhalten Sie eine optische und akustische Erfolgsmeldung in Form einer Nachricht und einer Fanfare.

Je nach Konfiguration im Benutzerdatensatz erscheint die Nachricht unmittelbar am Bildschirm und kann dann geöffnet oder mit OK bestätigt werden:

Hinweis:

U.U. müssen Sie Ihre Nachrichten über den Kalender -Button der Palette auch eigens aufrufen um die Abschlussmeldung einsehen zu können.

Zusätzlich empfiehlt BO in einer Meldung, im Anschluss an den Tagesabschluss eine Datensicherung zu erstellen:

Beachten Sie:

• Ein Tagesabschluss kann bei großen zu verbuchenden Datenmengen sehr lange dauern Der Vorgang kann nicht abgebrochen werden, es sei denn durch gewaltsames Beenden von Business OPEN oder durch Neustart des Rechners.

• Das Tagesabschlussprogramm sollte daher außerhalb der allgemeinen Arbeitszeit gestartet werden. Als Alternative bietet sich eine Verarbeitung im Batch an.

• Das geändert wann-Datum der verarbeiteten Rechnungsdatensätze wird mit dem Datum des Tagesabschlusses aktualisiert.

Automatischer Tagesabschluss

Möchten Sie den Tagesabschluss im Batch verarbeiten, markieren Sie im Eingangsdialog die Option Batchverarbeitung einstellen um den automatischen Tagesabschluss zu konfigurieren.

Voraussetzungen für den Start des automatischen Tagesabschlusses:

Serverbetrieb

• beim sogenannten Server-User , müssen die Batch-Kennzeichen für den Ablauf automatischer Prozesse im System gesetzt sein

Einplatzmodus

• mindestens ein Benutzerdatensatz muss die o.g. Batch-Kennzeichen aufweisen

• ein Benutzer mit aktiven Batch-Kennzeichen muss im System angemeldet sein

Beachten Sie

• Alle Einstellungen für den automatischen Tagesabschluss, die Sie im Folgenden vornehmen, werden erst nach einem Neustart von Business OPEN aktiv!

Batchverarbeitung einstellen

Nach Aufruf der Option Batchverarbeitung einstellen erscheint folgender Konfigurationsdialog

Datum	In das Datumsfeld ist das gewünschte Datum einzutragen, an dem der Tagesabschluss automatisch ablaufen soll. Voreingestellt ist das aktuelle Tagesdatum.
wöchentlich	Ist die Checkbox "angehakt", wird der Tagesabschluss ab dem angegebenen Datum im wöchentlichen Abstand wiederholt.
Uhrzeit	Hier kann die Uhrzeit eingegeben werden, zu der der automatische Tagesabschluss am festgesetzten Datum gestartet wird. Voreingestellt ist 20:00 Uhr.
Minustage	Durch die Definition von Minustagen (ab dem eingetragenen Datum) können Rechnungen von der Verarbeitung im Tagesabschluss ausgenommen werden.
bis Fixdatum	Geben Sie hier das letztgültige Datum ein, an dem der automatische Tagesabschluss mit den aktuellen Einstellungen durchlaufen werden soll (kein Datum: Tagesabschluss wird immer ausgeführt). Hinweis: Soll der automatische Tagesabschluss nach dem Fixdatum weiterlaufen, muss der Systemmanager ihn neu konfigurieren

Automatisches Abschalten	Die Option bewirkt das automatische Abschalten des 4D-Clients nach dem Ende des Tagesabschlusses, jedoch nicht das Ausschalten des Rechners.
CONTO- Verarbeitungen	Ist die Option ausgewählt, werden die im automatischen Tagesabschluss verbuchten Rechnungs- und Rechnungsprüfungsdatensätze an die CONTO-Schnittstelle übergeben.

Beachten Sie folgenden Hinweis im Einstellungs-Dialog:

• Im automatischen Tagesabschluss findet kein automatisches Löschen erledigter Datensätze statt (siehe die Option Löschen im Systemmanagerdialog)!

Auf Server

ausführen

Ist die Checkbox aktiv, wird der automatische Tagesabschluss vom Server abgearbeitet. Die Clients können beendet und die Arbeitsplatzrechner ausgeschaltet werden.

Der Server-User übernimmt in diesem Fall die Funktion eines aktiven Clients. Die Erfolgsnachricht des Tagesabschlusses (s.u.) wird ebenfalls an den Server-User geschickt. Sie kann aber auch vom Administrator in der Kalenderdatei eingesehen werden.

Table-Type

BTC_Tagesab

Business OPEN speichert Ihre Einstellungen zum automatischen Tagesabschluss in einem Datensatz der Arbeitsdatei "Tables" (Typ BTC_Tagesab.

löschen

Durch Klicken auf den Button löschen können Sie die aktuellen Einstellungen zur Batchverarbeitung in den Tables deaktivieren.

Batch-

Verarbeitung

Business OPEN prüft beim Start des Systems, ob bei dem angemeldeten Benutze r (Einplatzmodus) oder beim Server-User das Kennzeichen zur Batchverarbeitung gesetzt ist.

Während der Arbeit im System prüft Business OPEN in regelmäßigen Abständen in der Datei "Tables", ob ein Datum und eine Uhrzeit für eine Batchverarbeitung eingetragen sind. Ist dies der Fall, wird zum angegebenen Zeitpunkt die entsprechende Batch-Prozedur gestartet (in diesem Fall "zBatchTagesabschluss").

Abschluss-

meldung

als Nachricht

Nach Beendigung des Tagesabschlusses schickt Business OPEN eine Nachricht an denjenigen Benutzer, der den Tagesabschluss manuell angestoßen hat oder auf dessen Rechner die Batchverarbeitung stattgefunden hat:

Start

Ende

Verbuchungen

Löschen

Die Nachricht protokolliert Start und Ende des Tagesabschlusses mit Datum und Uhrzeit sowie alle vorgenommenen statistischen Verbuchungen und Löschungen erledigter Vorgänge.

Die Nachricht kann gelöscht oder als erledigte Notiz gekennzeichnet werden.