Email

Email vorbereiten

Markieren Sie nach Auswahl eines Formulars den Radiobutton email im Druckdialog und bestätigen Sie anschließend Drucken

Business OPEN bereitet daraufhin eine Email an die Vorgangsadresse vor. Es erscheint ein Dialogfenster mit folgenden automatischen Einträgen:

Empfänger

Als Empfänger wird die Emailadresse der Adresse aus dem Vorgangskopf eingetragen, vorausgesetzt, diese ist im Stammdatensatz gepflegt. Die Emailadresse kann auch direkt im Dialogfenster eingegeben oder überschrieben werden.

Titel

Der Titel der Email setzt sich zusammen aus Belegart Nummer und Datum des gedruckten Belegs. Er kann ebenfalls editiert werden.

Layout

Für den Email-Versand von Vorgängen wird programmgesteuert ein eigenes Nur Text-Format erstellt:

Mandant:

Anschrift 1

Homepage

Mail-Header

Zur Identifikation des Absenders nennt BO zunächst den Eintrag im Feld Anschrift 1 und die Homepage aus Ihrem Mandantendatensatz. Es folgt der auf Seite 6 im Mandanten hinterlegbare Mail-"Header" .

Kundennummer

Belegnummer

-datum

Lieferanschrift

Rechnungsanschr.

Belegname

Kopftext

Aus dem Vorgangskopf stellt BO verkaufsseitig die Kundennummer der Adresse, Belegnummer und -datum des Vorgangs, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie den Belegnamen und einen evtl. vorhandenen Kopftext zusammen.

Für die Vorgänge des Einkaufs werden analoge Daten angepasst.

Artikelnr./-name

Menge

Einzelpreis

Gesamtpreis

Positionstext

Es folgen alle Positionsangaben wie Positionsnummer Artikelnummer und -name Menge Einzel- und Gesamtpreis sowie der Positionstext

Warenwert

MwSt.-Betrag

Endsumme

Zahlungs-/Versandbedingung

Fußtext

Am Ende der Email führt BO die Vorgangssummen Warenwert Mehrwertsteuerbetrag und Endsumme auf, danach Zahlungs- und Versandbedingung sowie ein evtl. vorhandener Fußtext

Mandant:

Mail-Signatur

Mail-Header

Mail-Comment

Auf Seite 6 im Mandanten können Sie eine Mail-Signatur , einen Mail-Header sowie einen Mail-Comment (sichtbar bei Einstellung "Lange Header" im Email-Programm) hinterlegen, welche den Standard-Emailtext ergänzen.

Hinweise:

Vorlagen-ExtOP für Email-Versand?

Existiert für die Vorgangsdatei eine Vorlagen-ExtOP vom Typ 25 für den Versand von Serien-Emails mit frei konfigurierbarem Inhalt im System, so greift BO auch beim Einzelversand eines Vorgangsbelegs via Email auf den Text der Vorlage zurück.

Open Source

HTML-Editor

TinyMCE

Ist das Feld Email-Typ auf der nach unten ausgeklappten Seite 4 im Mandanten mit dem Wert 3 konfiguriert, blendet BO beim Emailversand die Werkzeugleiste des in Version 13 neu integrierten Open Source HTML-Editors TinyMCE ein, mit dessen Hilfe Sie den Inhalt Ihrer Mail individuell aufbereiten können:

Anhang

BO stellt das PDF des zuvor ausgewählten Druckformulars der Email als Anhang bei. Bei einem Klick auf die blaue Beschriftung können Sie das PDF-Dokument in der Vorschau betrachten.

Hinweis: Ab der Version Business OPEN v20 setzt BO den Namen des Anhangs aus Belegart + Vorgangsnummer + Belegdatum des Vorgangs zusammen:

Senden

Durch Bestätigung von Senden wird die Email aus dem System verschickt. Für das erfolgreiche Senden der Email gelten die gleichen Voraussetzungen wie für das Verschicken von Emails aus einem geöffneten Adressdatensatz.