Eines der Hauptmerkmale von Business OPEN ist seine starke Konfigurierbarkeit. Hierbei sind es im Wesentlichen drei Dateien, bzw. Programmoptionen, in denen Sie Business OPEN an Ihre Bedürfnisse anpassen können:
Die Datei "Mandant" repräsentiert Ihr Unternehmen und wird beim Kauf von Business OPEN von GUBUS Software für Sie eingerichtet.
Folgende Informationen werden im Mandanten hinterlegt:
• Die wichtigsten Daten zu Ihrem Unternehmen: Anschrift, Steuernummer, Um-satzsteuer-ID, Bankverbindung(en), Währung, Homepage, Email- und Mailserveradresse. Diese Angaben identifizieren Sie intern als autorisierten Anwender von Business OPEN.
• Die Anzahl der Benutzer und der Plattformlizenzen
• Falls erforderlich, eine individuell angepasste Preisfindung für Verkauf und Einkauf. Wenn Sie keine besondere Preisfindung benötigen, wird in den Vorgangsdateien eine voreingestellte Preisfindung durchlaufen.
• Eine Reihe von zusätzlich aktivierbaren Optionen die das Arbeiten mit Business OPEN unternehmensweit beeinflussen.
In der Datei "Benutzer" werden alle Business OPEN-Anwender dem System bekanntgemacht. Für jeden Benutzer sind in einem Datensatz hinterlegt:
• benutzerspezifische Konfigurationen des BO-Arbeitsumfelds
• Hinzu kommt ein Server-User pro Mandant, der im Mehrplatzbetrieb rechenintensive Verbuchungsprozesse am Server durchführt. Der Server-User darf unter keinen Umständen gelöscht werden!
Für Benutzer mit Systemmanager-Rechten führt Business OPEN bei der Anmeldung und Abmeldung im System bestimmte interne Prüfungen durch und gibt Meldungen darüber aus. Systemmanagern ist nach dem Start von Business OPEN die gleichnamige Option "Systemmanager" im Ablage- bzw. Datei-Menü zugänglich.
Als Systemmanager haben Sie u.a. folgende Konfigurationsmöglichkeiten:
• Definieren von Benutzergruppen und Zuweisung von bestimmten Rechten an diese Gruppen.
• Konfigurieren und Starten automatisch ablaufender Prozesse in Business OPEN (z.B. Tagesabschluss, Abgleich mit einem Webshop).
• Konfigurieren von Business OPEN-Schnittstellen zu externen Programmen.
• Erzeugen und Bearbeiten von Vorlagen Auswahllisten und benutzerdefinierten Indizes
• Editieren von SuperReport Pro -Formularen.
• Import Export und Abgleich von Daten.
• Bearbeitung von Daten mit dem globalen Befehl " Auf Auswahl anwenden ".
• Aktive Eingriffe ins "Datenwörterbuch" über die Datei " DDFields ".
• Ausweiten der Programmfunktionalität durch selbst definierte Externe Operationen
Weiterhin sollten Sie als Systemmanager die sogenannten Basisdaten den firmeninternen Erfordernissen anpassen. "Basisdaten" sind die Einträge in den Dateien:
• Zahlungs- und Versandbedingungen (einschließlich Versandkosten).
Die Basisdaten müssen Ihren Bedürfnissen entsprechend konfiguriert sein, bevor Sie bei der Stammdatenerfassung und in Vorgängen darauf zugreifen können!
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