Rechnungsprüfung aus Sicht der Warenwirtschaft

Sie können die Rechnungsprüfung auch beim Wareneingang beginnen. In diesem Fall steht der Abgleich externer Rechnungsbeträge mit eingegangenen Artikelmengen und vereinbarten Konditionen im Vordergrund.

Wandeln Sie den Wareneingang in einen Rechnungsprüfungsdatensatz um. Benutzen Sie hierzu die Umwandlungsfunktion unter dem Schraubenzieher der Palette oder den Umwandlungsbutton im geöffneten Rechnungsprüfungsdatensatz:

Wareneingang-nummer	Das Referenzfeld Wareneingangnr. gibt darüber Auskunft, aus welchem Wareneingang Positionen in die Rechnungsprüfung übernommen wurden.
Endsumme	Die Endsumme des Wareneingangs wird in das gleichnamige Feld der Rechnungsprüfung geschrieben.
Differenz	Das Feld über der Endsumme gibt die Differenz zwischen dem tatsächlichen externen Rechnungsbetrag des Lieferanten und der im Wareneingang errechneten Endsumme der Lieferung wieder.
Status	Nach dem Erfassen der Positionen erhält die Rechnungsprüfung den internen Bearbeitungsstatus "teilweise erledigt" und kann zur Gegenprüfung der Eingangsrechnung an die Buchhaltung weitergereicht werden.

Ext. RgNr.

Ext. RgDatum

Ext. RgBetrag

Ext. MWSTBetrag

Die Buchhaltung muss vom Beleg der Eingangsrechnung die ex-terne Rechnungsnummer das Rechnungsdatum den Rechnungsbetrag und die Mehrwertsteuer in die entsprechenden Felder der Rechnungsprüfung übertragen.

Vorbelegung

Durch Klicken auf den blauen Blitz rechts neben dem Feld Ext. RgBetrag können Sie o.g. Felder zunächst vom Programm automatisch füllen lassen:

Ext. RgNr. = MandRechnungsprüfungsNr

Ext. RgDatum = Belegdatum der Rechnungsprüfung

Ext. RgBetrag = Endsumme der Rechnungsprüfung

Ext. MWStBetrag = MWSt-Summe der Rechnungsprüfung

Nach Vorbelegung durch Business OPEN sollten Sie die Einträge mit den tatsächlichen Werten der Eingangsrechnung abgleichen.

Zahldatum

BO errechnet das Zahldatum der Rechnungsprüfung anhand des Ext. RgDatums + der Skontofrist der Zahlungsbedingung.

Zahlbetrag

Der Zahlbetrag wird ebenfalls automatisch ermittelt unter Berücksichtigung zeitlich berechtigter Skontoabzüge

Natürlich können Sie alle von BO automatisch ausgefüllten Felder manuell überschreiben.

Zahlungsart

Die Zahlungsart bearbeiten Sie wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Differenz

Status

Ist der externe Rechnungsbetrag gleich der Endsumme und so-mit die Differenz gleich "0,00" wird der interne Bearbeitungs-status der Rechnungsprüfung auf "vollständig erledigt" gesetzt.

Hinweis:

Business OPEN toleriert eine Differenz von maximal "0,10" Euro.

Haben Sie in der Rechnungsprüfung wie im Beispiel oben eine größere Differenz zwischen dem externen Rechnungsbetrag und der Endsumme der Positionen ermittelt, sollten Sie die Ursache überprüfen!

Differenz-

ausgleich

Menge:

Betragsdifferenzen, die sich aus Mengenabweichungen ergeben, bearbeiten Sie wie im vorhergehenden für unvollständigen/überlieferten Wareneingang beschrieben.

Preis:

Differenzen aus abweichenden Preisen beheben Sie, indem Sie die betroffenen Positionen öffnen und die Einzelpreise anpassen.

Zusatzkosten:

Sind in der Rechnung des Lieferanten noch Versandkosten oder ähnliche Zusatzkosten hinzugekommen, erfassen Sie diese in der Rechnungsprüfung manuell als zusätzliche Position:

Hinweise:

Interne Nummer

Das Feld rechts neben der Differenz-Anzeige ist für die Eingabe interner Nummern (z.B. Stempelnummern) für Eingangsrechnungen gedacht. Das Feld interne Nummer kann auch für Selektionen und Sortierungen in der Datei "Rechnungsprüfung" herangezogen werden.

Fremdwährung

Bei einer Rechnungsprüfung in Fremdwährung wird in dem Feld links neben der Endsumme der externe Rechnungsbetrag umgerechnet in die Mandantenwährung ausgewiesen:

Kurs

Den für die Rechnungsprüfung gültigen Umrechnungskurs finden Sie auf der 2. Datensatzseite. Der Kurs kann dort auch aktualisiert werden.

CONTO export.

Business OPEN verfügt über Exportschnittstellen zu den ex-ternen Finanzbuchhaltungsprogrammen CONTO der Firma Topix und MasterFinanz der Firma INFORCE Bratislava s. r. o..

Wurde eine Rechnungsprüfung an eines der genannten externen Programme übergeben, wird dies jeweils durch ein Häkchen in der Checkbox CONTO export. gekennzeichnet.

bezahlt (ext.)

Im Rahmen des CONTO-Abgleichs von Zahlungen dokumentiert BO einen in CONTO vorhandenen bezahlt-Status durch Abhaken der Checkbox bezahlt (ext.) rechts neben der Ext. RgNr.