Voraussetzungen

Mandant

Absenderadresse

Die Felder Anschrift1, 2 und 3, Straße, Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort auf Seite 1 des Mandantendatensatzes sollten korrekt eingetragen sein. Sie bilden die Absenderkennung der XRechnung.

Telefon (zentral)

Email

Die Telefonverbindung und Email sollten ebenfalls vorhanden sein. Sie werden als zentrale Kommunikationsdaten an XRechnung übertragen (es handelt sich dort um zwingende Felder), fallls im Benutzerdatensatz keine entsprechenden Einträge vorhanden sind (s.u.).

Steuernummer

Umsatzsteuer-ID

Die Steuernummer und die Umsatzsteuer-ID müssen ebenfalls hinterlegt sein:

Bankkonto

Ferner sollte im Mandanten mindestens eine Bankverbindung eingetragen und mit dem Kennzeichen Default belegt sein. Wichtig sind auch im Bankkonto hinterlegte IBAN - und BIC -Nummern:

Umsatzsteuercode_Berechnung	Auf der ausgeklappten Seite 4 im Mandanten sollte links unten im Feld Umsatzsteuercode_Berechnung die Ziffer 1 eingetragen sein. Sie bewirken dadurch eine alternative Umsatzsteuerberechnung mit horizontaler Rundung in Vorgängen und Vorgangspositionen. Rundungsdifferenzen in der XRechnung werden so vermieden.

Leitweg-ID

Falls Sie selbst über eine Leitweg-ID verfügen, können Sie diese in das gleichnamige Feld auf der ausgeklappten Seite 4 des Mandanten ganz unten rechts eintragen.

Seller Trade Party

Im Feld Seller Trade Party können Sie eine Email-Adresse hinterlegen, die der xRechnung als Kommunikationsadresse bezüglich Fragen zur xRechnung mitgegeben wird:

Ist das Feld leer, übergibt BO die Email von Seite 1 im Mandanten.

ISO-Ländercode

In einem neuen Feld auf Seite 6 des Mandanten (ausgeklappt) muss der zweistellige ISO-Ländercode der Mandantadresse hinterlegt werden:

Benutzer

BenutzerName

BenutzerVorname

BO überträgtt Vorname und Name des in der Rechnung eingetragenen Sachbearbeiters als persönlichen Ansprechpartner in die xRechnung.

Telefon

Sind im Benutzerdatensatz Telefon (durchwahl) und Email hinterlegt, werden vorzugsweise die Kontaktdaten des Sachbearbeiters an die xRechnung übergeben. Sind Telefon und Email im User leer überträgt BO die zentrale Telefonnummer und Email aus dem Mandantendatensatz

Hinweis:

Die Definition der Kontaktdaten für die xRechnung ist eine organisatorische Entscheidung. Die xRechnung-Vorlage kann entsprechend angepasst werden.

Adresse

Leitweg-ID	Im Datensatz der Empfängeradresse muss die Leitweg-ID hinterlegt werden. Das dafür vorgesehene neue Feld finden Sie am unteren Bildrand auf Seite 2 des Adressdatensatzes: Hinweis: Die Leitweg-ID ist ein Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland (Beispiele: Behörden, Kommunen, Ministerien). Die Leitweg-ID des Käufers ist ein verpflichtendes Attribut einer elektronischen Rechnung. Sobald Sie Ihre Eingabe mit dem Tabulator bestätigen, prüft BO die Richtigkeit der Leitweg-ID und gibt eine Meldung aus:
	Bei einem Klick auf den blauen Blitz links neben dem Feld verzweigt BO zur Website https://verzeichnis.leitweg-id.de , wo Sie z.B. nach der Leitweg-ID einer Institution suchen können.

Umsatzsteuer-ID	Stellen Sie auch sicher, dass in der Empfänger-Adresse auf S. 5 die Umsatzsteuer-ID korrekt eingetragen ist: Die Umsatzsteuer-ID des Käufers ist ein Muss-Feld bei der Datenübermittlung via XRechnung.
Buyer Trade Party	Auf Seite 5 der Adresse am unteren Bildrand können Sie in das ungelabelte Feld rechts neben Kostenstelle eine Email-Adresse hinterlegen, die für die Kommunikation bzgl. einer xRechnung herangezogen werden soll (bitte Bildschirmhilfe beachten):

Artikel

Ursprungsland

Auf Seite 3, der Einkaufseite, im Artikeldatensatz sollte das Ursprungsland des Produkts als ISO-Landcode hinterlegt sein:

akt. Lieferant	Das Ursprungsland gelangt in der Regel aus der EK-Kondition des aktuellen Lieferanten in den Artikelstamm und wird von dort
	in die Vorgangsposition übertragen. Bei Bedarf lässt sich das Ursprungsland in der Position auf S. 2 des Positionstexts (Klick auf blauen Blitz) ändern oder ergänzen (z.B. bei freien Artikeln):

Staat

ISO-Code

Im Staaten-Datensatz muss der ISO-Ländercode korrekt eingetragen sein. Er wird als Lieferland an die XRechnung übergeben:

Zahlungsbedingungen

payment means

Im Datensatz einer Zahlungsbedingung finden Sie das Feld payment means Jede Zahlungsbedingung muss hier in Vorbereitung für die Übergabe an XRechnung (dort: SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans) codiert werden.

Die möglichen Einträge erscheinen als Bildschirmhilfe, wenn Sie den Cursor auf das Feld führen:

Umsatzsteuer

Steuersatz-Code eintragen

Die xRechnung erwartet u.a. eine Summierung der berechneten Mehrwertsteuer pro verwendetem Steuersatz. Als Vorbereitung hierfür läuft im Rahmen des xRechnung-Exports die BO-Prozedur äLoadMwstZeug_2 ab. Diese gruppiert vorhandene Rechnungspositionen nach Mehrwertsteuersätzen. Damit dies gelingt, muss in der Datei "Umsatzsteuer" jeder Datensatz im Feld Steuersatz richtig codiert sein.

Für den korrekten Formulardruck ist dies ebenfalls Voraussetzung. Lesen Sie daher bitte die Beschreibung zur Codierung von Steuersätzen im 7. Handbuch-Kapitel Business OPEN Dokumente unter Spezielle Funktion: Mehrwertsteuer-Variablen :

Rechnung

Belegname

Der Belegname wird als Bemerkung an die xRechnung übergeben.

Belegart -->

xRechnung TypeCode

Bitte beachten:

Die in BO eingestellte Belegart der Rechnung bestimmt den sog. TypeCode der xRechnung, z.B.

Belegart Rechnung --> TypeCode 380

Belegart Gutschrift --> TypeCode 381

Belegart Rechnungskorrektur --> TypeCode 384 usw.

Rechnungskorrektur: Referenz auf stornierte Rechnung

Bei einer Rechnungskorrektur vermerkt BO die MandantRechnungsNummer der korrigierten Rechnung mit dem Zusatz "Sto ->" im Feld MandLieferschNr der Rechnungskorrektur.

Ausschließlich im Fall einer Rechnungskorrektur wird der Eintrag als InvoiceReferenceDocument an die xRechnung übergeben.

Abrechnungszeitraum

Beginn/Ende

Auf Seite 2 der Rechnung befinden sich zwei unbeschriftete Datumsfelder rechts neben dem letzten Mahndatum bzw. dem Fälligkeitsdatum (Bildschirmhilfe beachten). Hier können Sie einen Abrechnungszeitraum von (Feld oben) ... bis (Feld unten) definieren, welchen die Rechnung abdeckt.

Die Festlegung eines Abrechnungszeitraums wird z.B. für Vermietungen u.a. Dienstleistungen benötigt. Die Werte Abrechungszeitraum Beginn und Abrechnungszeitraum Ende werden an die xRechnung übertragen:

Hinweis:

Mengeneinheit in der Rechnungsposition

Kürzel Mengeneinheit

Die Mengeneinheit einer Rechnungsposition wird an die XRechnung in Form eines genormten Kürzels übergeben.

Neu in BO ist das Feld MengeEinheit_ID rechts neben dem Summenzeichen in der Rechnungsposition. Wird es nicht aktiv vom Anwender beschriftet, belegt es BO beim Speichern der Position mit der Voreinstellung C62 für die Einheit Stück.

Bei einem Klick in das Feld öffnet sich eine Auswahlliste verfügbarer Einheiten-Kürzel, aus der Sie bei Bedarf eine andere Mengeneinheit wählen können:

ExtOP mit xml-Vorlage und Ablagepfad

Vor dem Export einer Rechnung im XRechnung-Format muss zunächst eine programmierte Vorlage in Form einer xml-Datei in BO eingebunden werden. Ein Ablagepfad für die XRechnungen sollte festgelegt werden. Beides geschieht innerhalb einer externen Operation.

XRechnung

ExtOP Typ 30

Eröffnen Sie einen neuen Datensatz für die Datei "ExtOP.

OP-Name: XRechnung

Dateinr.: 45

Typ: 30

Vorlage

importieren

Sie erhalten von uns eine Datei namens XRechnung.txt als Exportvorlage. Diese enthält alle Felder, Texte und Variablen, die wir an die XRechnung übergeben. Die Vorlage kann auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Methode

Begeben Sie sich auf die Methoden-Seite der ExtOP und importieren Sie die Datei XRechnung.xml.

Achtung: Nicht compilieren!

Der Inhalt der Vorlage erscheint im Textfeld der ExtOP. Er kann bei Bedarf ergänzt oder geändert werden:

Pfad holen

Bestimmen Sie nun den Ablageort der XRechnungen auf Ihrer Festplatte. Klicken Sie bei gedrückter alt -Taste auf die Schaltfläche Pfad holen und wählen Sie einen Ordner aus:

Pfad-Anzeige

BO stellt den Pfad zum ausgewählten Ordner in die Zwischenablage des Arbeitsplatzrechners. Begeben Sie sich auf die Seite 1 der ExtOP und fügen Sie den Ablagepfad in das Feld rechts neben dem blauen Test-Button ein (siehe Foto weiter oben).

Hinweis:

Eine plattformübergreifende Pfaddefinition ist momentan nicht möglich. In der Regel werden XRechnungen ohnehin nur in der Abteilung Buchhaltung erzeugt.

Ist der in der ExtOP eingetragene Pfad ungültig oder ist keine Pfadangabe vorhanden, legt BO die exportierten XRechnungen auf dem Desktop Ihres Rechners ab.